Tein vuodelle 2022 planner- / ajanhallinta- / kalenteripohjan, josta tuli ihan näppärän näköinen. Kalenterista löytyvät vuosi-, kuukausi-, viikko- ja päiväpohjat vuodella 2022 sekä useita projektisivuja kalenterin takaosassa. Tekstin lopussa video kalenteripohjan käytöstä.
Ajanhallinta ja itsensäjohtamisen menetelmät ovat pieni intohimoni ja kehitän joka vuosi omia kalenterointi- ja tehtävänhallintatapojani eteenpäin. Olen vuosia vannonut paperisen kalenterin nimiin (koska konkretia), mutta nyt päädyin paperisen ja sähköisen kalenterin välimuotoon. Syitä oli monia
- en löytänyt valmista paperikalenteria, jossa sivut olisivat juuri haluamallani tavalla
- yritin luoda sähköistä, järkevää järjestelmää, mutta työjärjestelmät eivät suostu taipumaan siihen, että niitä yhdistäisi esim. oman kalenterin kanssa (aiemmissa työpaikoissa tämä on onnistunut)
- tuntuisi oudolta järjestellä kaikki tehtävät - myös vapaa-aikaan liittyvät - työkalenterijärjestelmään ja käyttää siis koko ajan työhön liittyvää tietokonetta tai kännykkää niihin. Myös töiden ulkopuolella.
Tee-se-itse, ja saat täydellisen räätälöinnin
Pohjan saa tehtyä suhteellisen nopeasti ja helposti esim. PowerPointilla. Kun pohja on valmis ja se on tallennettu pdf-muotoon, on se käyttövalmis monelle laitteelle. Ainoa vaatimus on, että laitteella tai siihen asennetulla ohjelmalla pystyy luomaan muistiinpanoja pdf-pohjan päälle.
Itselläni on käytössä mainioksi osoittautunut ReMarkable 2, joka tänä vuonna toimii siis myös kalenterinani. Latasin pdf:n kännykän kautta ja se päivittyi laitteelle hetkessä. Kalenteri oli siis saman tien käytettävissä ja täytettävissä.
Kuinka kalenteri toimii
Rakensin kalenterin vastaamaan erityisesti omaan tarpeeseeni, joten sen lähtökohtana on paitsi päivittäinen ajanhallinta, myös vuositavoitteiden toteuttaminen ja seuranta.
Tavoitteiden toteuttaminen ja seuranta
Teen joka vuosi itselleni vuositavoitteita, joita pyrin palastelemaan ja toteuttamaan kuukausittain ja viikoittain. Tilaa kalenteripohjassa on neljälle vuositavoitteelle, mikä on jo aikamoinen määrä ylläpidettäviä tavoitteita. Yksikin riittäisi.
Tavoitteeni mietin ensin vuositasolla, josta jaan ne ensimmäisellä sivulla kuukausittaisiksi osatavoitteiksi. Tästä saan kopioitua kuukausikohtaiset tavoitteet joka kuukaudelle. Kuukausisivulla palastelen kuukausitavoitteen viikoittaisiksi, pienemmiksi tavoitteiksi. Kopioin nämä edelleen viikkosivuille, joiden kautta voin viikko kerrallaan pohtia, mitä pitää päiväkohtaisesti tehdä, jotta viikkotavoite toteutuu. Pohjassa on jokaisen osatavoitteen kohdalla tilaa merkitä, mikäli osatavoite on saavutettu. Näin niiden toteutumaa pystyy kätevästi seuraamaan.
Kalenteri
Päivittäisessä näkymässä juoksevat kellonajat aamukahdeksasta iltayhdeksään. Päivämäärän merkintään on tilaa kellonaikojen vieressä. Päätin jättää päivämäärät merkitsemättä valmiiksi, koska a) se on kätevämpää käsin kuin koneella, ja b) koska pohja on silloin huomattavasti nopeammin muokattavissa käyttöön myös tuleville vuosille. Merkitse siis päivämäärät itse. Tapahtumat ja tapaamiset saa merkittyä kellonaikojen mukaan, jolloin päivän kulun näkee visuaalisesti: missä välissä on tilaa tehtäville ja milloin päivä on tiukkaan täynnä tapaamisia.
Projektit ja tehtävät
Kalenteripohjan lopussa on runsaasti tilaa projektikohtaiselle tehtävälistaukselle. Projekteja ainakin itselläni on vuoden aikana käynnissä useita, joten tänne on hyvä listata, mitä kaikkea niihin liittyy ja laittaa ylös tehtäviä, jotka eivät vielä ole sijoitettavissa kalenteriin. Ne tehtävät, jotka täältä olen kopioinut kalenteriosuuteen, olen merkinnyt pisteellä. Näin tiedän, mitä päivittäisestä osuudesta jo löytyy ja minkä tehtävien kohdalla täytyy vielä miettiä, milloin ne toteutetaan.
Päivänäkymään sijoitan aina ensimmäisenä päivän tärkeimmän tehtävän. Tämä on jotain sellaista, mikä ei perustu kiireeseen (no, ehkä joskus...) vaan siihen, että se on esim. tavoitteideni takia tärkeä toteuttaa. Päivän tärkein tehtävä on asia, jonka ainakin pyrin päivän aikana tekemään, vaikka mitään muuta ei ehtisikään.
Muut tehtävät sijoitan tapaamisten väliin aikatauluun. Mietin, paljonko millekin tehtävälle tulisi varata aikaa ja varaan sille tarvittavan kokoisen siivun. Kun tehtävä on tehty, väritän varaamani aikakohdan, jotta näen visuaalisesti, missä kohdassa on vielä tekemättömiä tehtäviä ja mitkä on suunnitelman mukaisesti saatu tehtyä.
Näiden lisäksi päiväsivun alakulmassa on vielä pari riviä tilaa tehtäville, jotka voi tehdä, jos aikaa jää. Jos tänne tai aikatauluun jää tekemättömiä tehtäviä päivältä, siirrän ne kopioimalla seuraaville päiville sen mukaan, miten aikataulussani on tilaa. Näin oppii myös nopeasti arvioimaan, minkä verran yhden päivän aikana oikeasti ehtii saamaan aikaan, ja vähentämään tehtävien sullomista päiviin. Päivien aikanakin tulee aina yllättäviä sähköposteja, tapaamisia ja kiireellisiä asioita, jotka vain täytyy hoitaa. Jokaiseen päivään tulee jättää tilaa myös niille.
Video plannerin käytöstä ReMarkable 2:lla
Tällä videolla näytän ja kerron, kuinka itse käytän kalenteriani.
Kommentit
Lähetä kommentti