Aikaansaamattomuus ei ole laiskuutta

Alku työn kaunistaa, lopussa kiitos seisoo, kerrotaan Kotkan Lyseon seinämaalauksessa.

Jokainen varmasti tietää sen tunteen, kun pitäisi tehdä sitä, tätä tai tuota, mutta ei vain saa itseään niskasta kiinni. Tälläistä tunnetilaa tai tilannetta nimitetään turhan helposti laiskuudeksi. Mitä jos aikaansaamattomuudessa ei olekaan kyse laiskuudesta ja viitsimisestä? Entä jos kyse onkin jostain muusta?

Sekä johtajat että itsensäjohtajat kohtaavat silloin tällöin turhauttavia tilanteita, kun johdettavaa ei saa toimimaan niin aloitteellisesti, kuin toivoisi. Turhautuminen ärsyttää ja kun mikään ei tunnu auttavan, tekisi mieli hieman hermostua. Ikävä kyllä, tunteilleen vallan antaminen vie vain kauemmas tilanteen ratkaisusta. Hermostumalla voi joskus saada ylimääräisen aikaansaamisen piikin aikaan (siivouskiukku on varmaan kaikille tuttu...), mutta pitkällä tähtäimellä motivaatio tehtäviä kohtaan vain laskee entistäkin alemmas. Tätä kierrettä jatkamalla onkin helppo päätyä pelolla johtamisen kierteeseen. "Mitään ei pakottamatta tapahdu ja ei noi laiskat tekisi yhtään mitään, ellei niille huutaisi!" vai miten se nyt meni...

Jos pystyy kuitenkin näkemään aikaansaamattomuuden taakse, löytääkin selkeitä syitä sille, miksi asiaan tarttuminen on niin pirun hankalaa. Jaan näitä syitä neljään kategoriaan: selkeys, tärkeys, varmuus ja yksinkertaisuus.

Selkeys

Yksi selkeimpiä aikaansaamattomuuden syitä on tehtävän tai työnkuvan epäselkeys. Jos ei ole ihan selvillä siitä, mitä minulta odotetaan ja mitä minun nyt haluttaisiin saavan aikaan ja onko minulla nyt edes riittäviä valtuuksia tähän, on todella vaikea tarttua tehtävään. Johtajan tehtävä on luoda työlle raamit ja odotukset, antaa riittävät valtuudet työn toteuttamiseen sekä riittävä vapaus toimia omalla tavalla. Tekijän pitää tuntea nämä omat raaminsa sekä ymmärtää, mitä hän voi raamien sisällä tehdä. Kun raamit on naulattu niin, että molemmat ymmärtävät ne, tulee työnteosta ja asioihin tarttumisesta paljon helpompaa ja raamien sisällä epävarmuuttakin on paljon helpompi sietää.

Tärkeys

Meidän toimintaamme ohjaavat arvot. Jokainen meistä on tietoisesti ja erityisesti tiedostamattaan järjestänyt erilaiset arvot tärkeysjärjestykseen. Maslowin mukaan ihmiset tekevät päätöksiä tietyn tarvehierarkian mukaan. Ensin pitää varmistaa fysiologiset tarpeet, sen jälkeen turvallisuus jne. Ihan näin yksinkertaisesta asiasta ei kuitenkaan ole kyse. Arvojen esiinnousu voi olla myös tilannesidonnaista. Voit kuvitella, että toisten ihmisten kunnioittaminen ja auttaminen on tärkein arvosi, mutta jos omaa henkeäsi uhataan, itsekkyys nousee kumman helposti arvokartassasi ylemmäs. Tai haluat pelastaa maailman ja suojella luontoa, mutta huomaat, että silloin tällöin valitset mieluummin helppouden ja mukavuuden ekologisuuden sijaan. Näin käy kaikille.

Itsekin valitsin edullisemmat ja nopeammat lennot Rovaniemelle ekologisemman junan sijaan. Tästä päätöksestä käyn edelleenkin debattia mielessäni, vaikka matka oli ja meni jo.

Arvoristiriita voi siis olla yksi syy sille, miksi jonkin asian aikaansaaminen tai toteuttaminen halutulla tavalla on niin vaikeaa. Siksi ihan ensimmäisenä kannattaa pureutua siihen, MIKSI tämä asia pitää tehdä ja MIKSI se on tärkeää. Kun se riittävä MIKSI löytyy, eivät kiireellisemmät asiat enää ohita tämän tekemistä. Tehtävästä tulee merkityksellinen ja sille löytää aikaa, koska haluaa löytää.

Kun itse halusin löytää paremmin aikaa lukemiselle, tein vuositavoitteekseni lukea 52 kirjaa vuoden aikana. Koska olen kilpailuhenkinen, tavoitteen saavuttamisesta tuli tärkeää ja sitä kautta löysin kummasti aikaa arjestani taas lukemiselle ja sain tavoitteen täyttymään.

Merkityksellisyys on muutenkin mielenkiintoinen aihe johtamisen näkökulmasta. Kun koemme jonkin olevan todella tärkeää, olemme valmiita tekemään sen eteen lähes mitä tahansa. Asioiden ja ihmisten merkitys on syy sille, miksi joku omaa henkeään uhaten hyppää palavaan taloon pelastaakseen rakkaimpansa tai miksi Greta Thunberg jaksaa puhua ilmaston puolesta huolimatta kaikesta saamastaan vähättelystä ja vihasta. Työelämässä tämä näkyys esimerkiksi siinä, miksi motivoituneet työntekijät ovat paljon muita tehokkaampia. Heille työ ei ole työtä, vaan se voi olla esimerkiksi omien intohimojen toteuttamista. Jos kaikilla on samat tehtävät, mutta toisille työ on merkityksellistä ja toisille ei, näkyy merkitys suoraan tuloksissa.

Kun löydät tehtävälle sellaisen merkityksen, joka resonoi tekijän omien arvojen kanssa, vaiva ei tunnu enää vaivalta, vaan palkitsevalta tekemiseltä.

Varmuus

Epävarmuus on yksi aikaansaamisen tuhoajista. Jos valtuudet on annettu ja vapaus toimia, tarvitsee ihminen vielä itse riittävän sisäinen varmuuden uskaltaakseen toimia. Jos kyseessä on jokin rohkeutta vaativa asia, käytössäni on kaksi erilaista työkalua, jotka auttavat löytämään uskallusta.

1. Teen back up planin. Kun olen miettinyt läpi, mitä tapahtuu, jos tämä asia ei onnistukaan halutulla tavalla ja hyväksynyt mahdolliset seuraukset, ei toteuttaminen enää vaadi erityisesti rohkeutta. Jos se ei onnistu, käy näin tai näin ja silloin toimin näin ja näin. Piste. 
2. Käyn läpi vaihtoehdot, mikä on parasta, mitä voi tapahtua ja mikä on pahinta mitä voi tapahtua, jos teen asian tai jos en tee asiaa. Tämän jälkeen punnitsen vaihtoehtoja: voittavatko mahdollisuudet sen, mitä voi pahimmassa tapauksessa tapahtua. Useimmiten voittavat ja pahin, mitä voi tapahtua, ei lopulta olekaan kovin suuri asia. 

Varmuutta tekemiseen luo myös työyhteisö. Kokeilukulttuuri on yksi tämän hetken trendisanoista, mutta sen taustalla on hyvä syy nostaa aihetta esiin. Kokeileva työyhteisö uskaltaa tehdä asioita uudella tavalla ja voi luoda uusia innovaatioita ja löytää uutta tehoa toimintaan. Kokeilevan yhteisön taustalle tarvitaan riittävä psykologisen turvallisuuden tunne. Psykologinen turvallisuus tarkoittaa sitä, että jokaisella on mahdollisuus olla oma itsensä ja toimia omalla tavallaan sekä kokeilla jotain, vaikka se ei aina onnistuisikaan halutulla tavalla. 

Yksinkertaisuus

Lopulta aikaansaamisessa on kyse vain aloittamisen helppoudesta. Kuinka elefantti syödään? Pala kerrallaan. Kun huomaan, että oma tai muiden aikaansaaminen takkuaa aloittamisen kohdalla, on siihen tehokkain työkalu ollut pilkkoa aloittaminen mahdollisimman pieniin osiin. Kauhean kokoiselta tehtävältä tuntuva raportin kirjoittaminen pilkotaan alussa seuraaviin osiin:

1. Avaa tietokone.
2. Avaa Word.
3. Avaa tyhjä tiedosto.
4. Etsi se sähköposti, jossa raporttia pyydetään.
5. Kirjaa ylös, mitä pyydetään raportoimaan. 

Yleensä tässä vaiheessa on jo niin sisällä tekemisessä, että loppu sujuu jo itsestään sopivassa flow-tilassa. Taika onkin vain siinä, että tekee yhden asian kerrallaan. Kuinka vaikealta tuntuu avata tietokone? No ei yhtään vaikealta, minäpä avaan. Kuinka vaikelta tuntuu avata Word? No, avasin sen jo samalla kun tietokone aukesi. Ja otin jo uuden tyhjän tiedostonkin. Kuinka vaikealta tuntuu etsiä se sähköposti? Noo, keneltäs se tulikaan, ai niin siltä. Tuossahan se onkin. Kuinka vaikealta tuntuu kirjata ylös, mitä pyydetään raportoimaan? Tuossahan ne asiat ovat silmien edessä....