Vuodenvaihteen arkistoinnit

Samalla, kun työhuone valmistui ja sain paperikasat kaappeihin paikoilleen, oli hyvä hetki päivittää laskuarkistot.

Laskut järjestykseen

Meillä on jo monta vuotta ollut käytössä toimiva systeemi laskujen maksamiseen ja säilyttämiseen. Maksettavat laskut kerätään yhteen kohtaan ja maksetut toiseen kohtaan. Kumpikin meistä maksaa oman palkkapäivänsä jälkeen kertyneet laskut yhteiseltä tililtä, jolloin laskut tulevat maksetuksi ajallaan.

Aiemmin tuskailimme sen kanssa, kun maksettuja laskuja kertyi iso pino ja jos niitä hävitti liikaa, tulikin pian vastaan jotain tarkistettavaa, eikä laskua enää löytynytkään. Yhdestä pinosta on vaikea päättää, mihin vetää rajan sille, mitkä voi jo hävittää ja mitkä ei. Avuksi tuli työhuoneesta nytkin löytyvä toimistokaappi, jonka toinen puoli sisältää 12 kaksiosaista, ulosvedettävää hyllyä papereille. Käytössä on siis 24 lokeroa papereille, joten laskuille voi ottaa niistä useamman käyttöön. Ongelman ratkaisin systeemillä, jossa laskuja säilytetään kuluvan vuoden lisäksi kolmen edeltävän vuoden ajalta.

Näin vuoden vaihteessa oli taas aika päivittää systeemi, eli käytännössä muuta ei tarvitse tehdä, kuin ottaa +3v-kasa hävitykseen ja siirtää muita kasoja vuodella eteenpäin. Eli +1v-paperit siirretään +2v-laatikkoon ja +2v-paperit +3v-laatikkoon. Kuluneen vuoden laskupino löysi tiensä +1v-laatikkoon, jolloin vuoden 2020 alussa maksettujen laskujen kohta jää tyhjäksi odottamaan täyttymistään.

Päivitystä ja leaniä

Päivityksen yhteydessä oli hyvä katsoa laatikot myös läpi, siivota pölyt ja heittää turhaa sisältöä pois. Jonkin verran oli myös järjesteltävää, sillä hyvästä systeemistä huolimatta jotkin paperit ovat löytäneet vääriin paikkoihin. Muutama hylly tyhjenikin hetkeksi, mutta kas kummaa, keksin niille saman tien uusia määritteitä! Jokunen nimilappu tarvitsi myös uusimista.

Nyt on järjestelmä kuitenkin taas ajan tasalla ja helpottaa paperiarkea huomattavasti. Tuli muuten mieleen, kun koulutin loppuvuodesta leaniä, että tämä systeemi on kyllä niin liiniä kuin olla voi! Joten: jos haluat itse lähteä miettimään, miten paperit ja systeemit järjestelisi, leanillä on hyvä työkalu siihen: 5S.